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Ferramentas da qualidade – Folha de verificação

17, outubro, 2013

FOLHAS DE VERIFICAÇÃO

As folhas de verificação são tabelas ou planilhas usadas para facilitar a coleta e análise de dados.

A necessidade de coletar dados aparece desde os primeiros estágios da implantação do Controle Estatístico do Processo (CEP), criado por Walter Shewart em 1920. Os propósitos desta coleta são os seguintes:

- Inspecionar: para aceitar ou rejeitar um produto;
- Monitorar: para acompanhar o desempenho de um processo;
- Controlar: para diminuir as perdas.
 

O uso da ferramenta economiza tempo, eliminando o trabalho de se desenhar figuras ou escrever números repetitivos, o que devido a erros operacionais pode causar a perda dos dados coletados.

A folha de verificação é considerada a mais simples das ferramentas. A forma de se montar os dados pode ser um quadro, tabela ou planilha, facilitando desta forma a coleta e análise dos dados.

Na administração da qualidade, não é possível tomar decisões ou propor planos de melhoria com base apenas em suposições e argumentos que não estejam fundamentadas em fatos e dados.

Por exemplo, quando um funcionário comenta que o nível de não conformidades está subindo, não é possível saber se isso é fato ou opinião, não suportada por qualquer evidência objetiva. Mas, se o funcionário informa que, de acordo com levantamento realizado, das 500 coletas realizadas em seu turno foram registradas 50 não conformidades no mês passado e 70 não conformidades no mês atual, podemos observar que ele está comprovando um fato para que uma decisão seja tomada.

Mas, para dispor desses dados, é necessário que eles tenham sido coletados. Daí a importância das folhas de verificação: elas possibilitam a coleta dos dados e a imediata tomada de ação corretiva por ser um meio bastante simples de coleta de dados.

Existem vários tipos de folhas de verificação. Algumas, como por exemplo, para verificação de um item de controle de um processo produtivo, podem conduzir diretamente à formação de um histograma, ou mesmo de um gráfico de controle.

Qualquer que seja o propósito da coleta de dados é essencial que a forma de registro seja planejada, evitando-se assim retrabalhos. Somente assim, o uso dos dados se torna fácil e imediato.

Coletas de dados sem planejamento podem levar a ferramenta ao descrédito pelos colaboradores que a utilizam, pois estes tem a sensação de que a ferramenta somente está “tirando o seu tempo”, sem agregar valor na melhoria do processo.

Sugere-se que toda a Folha de Verificação tenha um espaço para registro do local e a data da coleta de dados, além dos nomes dos responsáveis pelo trabalho e pela verificação. Quanto mais informações houver na planilha, melhor será o resultado final da coleta.

O layout da Folha de Verificação depende do uso que se fará dela. Abaixo alguns exemplos:

Folha de verificação

Algumas dicas para a construção

- Estabelecer qual evento está sendo estudado e amostragem necessária;
- Definir sobre o período e a frequência durante o qual os dados serão coletados;
- Construir um formulário claro e de fácil manuseio certificando-se que todas as colunas estão claramente tituladas e que há espaço suficiente para registro dos dados;
- Coletar dados consistentes e honestamente.
- O ideal é que a planilha seja elaborada com a participação dos principais envolvidos, normalmente, inspetores ou técnicos de qualidade, uma vez que são estes os que lidam diretamente com a tarefa.
 

 Em resumo, o objetivo da folha de verificação é organizar e simplificar a forma de registro das informações obtidas por um procedimento de coleta de dados.

Novamente quero reforçar que somente com o uso contínuo da ferramenta é que vamos observar as infinitas opções de modelos que podemos criar.

Carlos A. Schlittler