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Ferramentas da qualidade – Fluxograma

8, outubro, 2013

FLUXOGRAMA

Conforme prometido vamos continua a falar outra ferramenta da qualidade essencial em algumas áreas para melhor entendimento dos processos/serviços

O Fluxograma tem como finalidade identificar o caminho real e ideal para um produto ou serviço com o objetivo de identificar os desvios. É uma ilustração sequencial de todas as etapas de um processo, mostrando como cada etapa é relacionada. Utiliza símbolos facilmente reconhecidos para denotar os diferentes tipos de operações em um processo.

Além da sequência das atividades, o fluxograma mostra o que é realizado em cada etapa, os materiais ou serviços que entram e saem do processo, as decisões que devem ser tomadas e as pessoas envolvidas (cadeia cliente/fornecedor). Também é possível incluir-se as entradas e saídas de insumos, matérias primas e utilidades em geral (água, vapor, frio, etc..).

As ilustrações propostas pelo fluxograma tornam fácil o entendimento do processo a todos os envolvidos para que assim todos também saibam as suas responsabilidades e área de atuação, assim como o relacionamento entre os setores.

A melhor forma de entender a ferramenta é, literalmente, fazendo exercícios. Não existe uma receita de bolo para esta ferramenta, pois as variáveis são muitas dentro das opções.

O fluxograma é uma ferramenta de uso universal, pois pessoas de todo o mundo podem observar um fluxo de processo e entender suas etapas.

Use o fluxograma para:

- Entender um processo e identificar oportunidades de melhoria (situação atual);
- Facilitar a comunicação entre as pessoas envolvidas no mesmo processo;
- Disseminar informações sobre o processo;
- Conhecer as atividades críticas deste processo;
- Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e certificações;
- Esclarecer sobre o funcionamento para os colaboradores recém admitidos na organização.
 
 

ANÁLISE PELO FLUXOGRAMA

No estudo detalhado de cada tipo de fluxograma, algumas perguntas podem ajudar para certificar-se que todas as fases foram relacionadas:

a. O que é feito? Qual é o produto final? Para que serve essa fase? Essa pergunta permite verificar se todas as fases foram relacionadas e se são conhecidas as utilidades de cada uma delas.

b. Por que essa fase é necessária? Ela alguma influência no resultado final da rotina analisada?

c. Onde essa fase deve ser feita? Será que a mudança do local em que essa fase está sendo realizada não permitirá maior simplificação da rotina? A mudança de local é viável?

d. Quando essa fase deve ser feita? A sequência está corretamente fixada?

e. Quem deve executar a fase? Há alguém melhor qualificado para escutá-la?

f. Como a fase está sendo executada? A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais fácil de executar a fase, seja pela automação da fase ou ainda pelo uso de um equipamento especial.

Fica evidente que as perguntas apresentadas são necessárias, mas não suficientes para completarmos um fluxograma de processo. É preciso que as pessoas definidas para desenhar o processo tenham o discernimento adequado para o desenvolvimento do trabalho.

Símbolos

O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos para representar as etapas do processo, as pessoas ou os setores envolvidos, a sequência das operações e a circulação dos dados e dos documentos. Os símbolos mais comumente utilizados são os seguintes:

Símbolos do Fluxograma

Caso você encontre outros símbolos ou nomes diferentes dos descritos acima não se preocupe. Existem muitos outros símbolos e o seu uso vai depender do tipo de processo/serviço a serem analisados (informática, contabilidade, produção, etc..) ou padrão da norma de referência para a construção do fluxograma.

Como iniciar o uso:

Defina o processo a ser desenhado. Escolha um processo que crie o produto ou o serviço mais importante, do ponto de vista do cliente.

Elabore um macrofluxo deste processo, identificando os seus grandes blocos de atividades.

Monte, para a elaboração do fluxograma, um grupo, composto pelas pessoas envolvidas nas atividades do processo.

Detalhe as etapas do processo e descreva as atividades e os produtos ou os serviços que compõem cada uma delas.

Identifique os responsáveis pela realização de cada atividade identificada.

Cheque se o fluxograma desenhado corresponde à forma como o processo é executado e faça correções, se necessário.

CUIDADOS NA ELABORAÇÃO DE UM FLUXOGRAMA

- O uso de abreviaturas e siglas deve ser evitado, se necessário, use uma legenda.

- Em estruturas muito complexas pode-se usar o recurso de um fluxograma geral para os processos da organização seguido de fluxogramas detalhados para cada processo/departamento.

- Pode-se usar o recurso de diferenciação de cores (fundo do retângulo ou das letras) para um processo ou departamento que queira se destacar.

- Sempre indique a data em que o fluxograma foi desenvolvido para assim manter um histórico do processo, assim como as revisões realizadas no documento.


O assunto sobre FLUXOGRAMAS é bastante extenso, porém com a descrição acima você poderá iniciar a construção do seu primeiro fluxograma.

Então vamos lá. Mãos à obra.

Carlos A. Schlittler